Etkinlik Takvimi Nasıl Planlanır? Dönem Başı Kurgusu

Takvim neden dönem başında kurulur

Öğrenci topluluklarının çoğu etkinlikleri tek tek planlıyor. Bir fikir çıkıyor, üç hafta içinde yapılıyor, sonra bir sonrakine bakılıyor.

Bu yaklaşımın iki maliyeti var.

Birincisi, salon bulunamıyor. Kampüsteki toplantı salonları sınırlı ve rezervasyonlar dönem başında yapılıyor. Ekim ortasında salon aramak, kalanı almak demek.

İkincisi, çakışmalar görülmüyor. Etkinlik takvimi olmayan bir topluluk, kendi etkinliğini vize haftasına ya da başka bir büyük etkinliğin gününe koyduğunu ancak afiş bastıktan sonra fark ediyor.

Dönem başında kurulan bir takvim bu iki sorunu birden çözüyor. Üstelik üçüncü bir faydası var: sponsor görüşmelerine somut bir programla gitmek, "bir şeyler yapmayı düşünüyoruz" demekten çok daha güçlü.

Önce akademik takvimi çıkarın

Takvimin iskeleti, topluluğun istekleri değil üniversitenin takvimi. Şunları bir sayfaya dökmek ilk adım:

• Dönem başlangıç ve bitiş tarihleri
• Ders ekleme bırakma haftası
• Ara sınav (vize) haftaları
• Final haftası
• Resmî tatiller ve ara tatil
• Varsa bahar şenliği, mezuniyet gibi büyük kampüs etkinlikleri

Bu tablo çıkarıldığında dönem genellikle şu şekilde bölünüyor:

Bu tablo her üniversitede aynı değil ama mantık aynı: etkinlikler sınav haftalarının etrafına kurulur, sınavların üstüne değil.

Kaç etkinlik yapılmalı

En sık sorulan soru bu ve cevabı sayıdan çok kapasiteye bağlı.

Gerçekçi bir ölçü: bir etkinlik, hazırlığıyla birlikte ortalama üç ile altı hafta sürüyor. Konuşmacı davetli bir etkinlik daha uzun, küçük bir atölye daha kısa.

Buradan çıkan pratik sonuç şu: on beş haftalık bir dönemde, orta ölçekli bir topluluk üç ile beş etkinlik yürütebiliyor. Yedi sekiz etkinlik planlayan topluluklar genellikle ya yarısını iptal ediyor ya da hepsini yarım yamalak yapıyor.

Sayı yerine karışım düşünmek daha verimli:

• Bir büyük etkinlik: konferans, panel ya da kariyer günü. Dönemin ana işi.
• İki üç orta ölçekli: atölye, söyleşi, teknik eğitim.
• Sürekli küçükler: buluşma, çalışma saati, oyun gecesi. Hazırlığı az, aidiyeti yüksek.

Küçük etkinlikler genellikle küçümseniyor ama üye bağlılığını asıl kuran onlar. Yılda bir büyük konferans yapan topluluk tanınıyor; her hafta bir araya gelen topluluk yaşıyor.

Etkinlik türünü doğru seçmek

Takvim kurarken sık yapılan bir hata, her etkinliği "etkinlik" diye tek torbaya koymak. Oysa türler farklı hazırlık, farklı süre ve farklı katılımcı beklentisi taşıyor.

Konferans, panel, seminer ve söyleşi arasındaki farkı bilmek takvimi doğrudan etkiliyor: bir panel için üç konuşmacıyı aynı saatte bir araya getirmek gerekiyor ve bu, tek konuşmacılı bir seminerden kat kat zor. Türler arasındaki farklar için seminer, panel ve konferans farkı yazısına bakabilirsiniz.

Takvimi gerçekçi tutmak

Planların çökmesinin en yaygın sebebi, hazırlık süresinin hesaba katılmaması. Takvime yalnız etkinlik günü yazılıyor, o güne kadar yapılacaklar yazılmıyor.

Her etkinlik için geriye doğru çalışmak işe yarıyor:

Bu tablo çıkarıldığında bir şey netleşiyor: iki etkinliğin hazırlığı üst üste biniyor. Beş etkinlik planladıysanız, dönemin ortasında aynı anda üç işi birden yürütüyorsunuz demektir. Takvimi buna göre seyreltmek, sonradan iptal etmekten iyi.

Ortak takvim ve çakışma kontrolü

Kampüste onlarca topluluk var ve hepsi aynı öğrenciyi davet ediyor. İki topluluğun aynı saatte kariyer etkinliği yapması, ikisinin de katılımını düşürüyor.

Çakışmayı önlemenin yolları:

• Diğer toplulukların takvimine bakmak. Çoğu kampüste toplulukların etkinlikleri ortak bir yerde duyuruluyor.
• Erken duyurmak. Tarihi ilk ilan eden, o tarihi fiilen ayırmış oluyor.
• Birlikte yapmak. Çakışma riski yüksek iki etkinliği ortak etkinliğe çevirmek, ikisinin de katılımını artırıyor.

Etkinliklerin kampüs genelinde görünür olması bu yüzden yalnız duyuru meselesi değil, planlama meselesi. Topluluğunuzu ve etkinliklerinizi UniConnectly üzerinde yayınlamak hem kendi takviminizi ortak alana taşıyor hem başkalarınınkini görmenizi sağlıyor.

Takvimi kim tutar

Takvim tek bir yerde ve herkesin görebildiği bir biçimde durmalı. Yönetim kurulu üyelerinin kendi notlarında tuttuğu tarihler kaçınılmaz olarak ayrışıyor.

Ortak bir takvim uygulaması yeterli. Önemli olan araç değil, iki alışkanlık:

• Tarih değiştiğinde tek yerde güncellenmesi
• Her etkinliğin bir sorumlusunun yazılı olması

Sorumlusu yazılmayan etkinlik, herkesin biraz ilgilendiği ve kimsenin yürütmediği işe dönüşüyor. Rollerin nasıl dağıtılacağı için görev dağılımı yazısına bakılabilir.

Sık yapılan hatalar

• Vize haftasına etkinlik koymak. Katılım düşüyor, ekip yorgun oluyor ve emek boşa gidiyor.
• Dönemin tamamını ilk üç haftaya sıkıştırmak. Açılış heyecanıyla yapılan yığılma, kasımda tamamen sessiz bir topluluk bırakıyor.
• Salon rezervasyonunu sona bırakmak. Kampüs salonları dönem başında dolduğu için sonradan bulunan yer genellikle uygunsuz oluyor.
• Yedek plan yapmamak. Konuşmacı iptal ediyor, salon değişiyor, tarih kayıyor. Her büyük etkinlik için bir yedek tarih düşünmek gerekiyor.
• Takvimi yalnız yönetimin bilmesi. Üyeler ne zaman ne olacağını bilmediğinde katılım planlayamıyor.

Sık sorulanlar

Takvimi ne kadar önceden kurmalı?

Dönem başlamadan iki üç hafta önce iskeletin hazır olması ideal. Ayrıntılar sonra doldurulabilir ama büyük etkinliklerin tarihi ve salon rezervasyonu erken yapılmalı.

Takvim değişirse ne olur?

Değişecek, bu normal. Önemli olan değişikliğin tek yerde güncellenmesi ve duyurulmuş bir tarih değişiyorsa bunun açıkça bildirilmesi.

Yaz döneminde etkinlik yapılır mı?

Kampüs boş olduğu için yüz yüze etkinliklerin katılımı çok düşüyor. Yaz, daha çok planlama, arşiv düzenleme ve gelecek dönem hazırlığı için uygun bir dönem.

Küçük bir topluluk kaç etkinlik yapmalı?

Yeni kurulmuş ya da az üyeli bir toplulukta iki iyi etkinlik, beş vasat etkinlikten fazla iş görüyor. İlk dönemde hedefi düşük tutup her etkinliği tamamlamak, ekibin özgüvenini de kuruyor.

Takvimi sponsorlara göstermeli miyiz?

Göstermek çoğu zaman lehinize oluyor. Sponsor görüşmesine "bu dönem üç etkinlik yapacağız" demekle, tarihleri ve içerikleri yazılı bir takvimle gitmek arasında ciddi fark var. İkincisi, karşı tarafa hangi etkinliğe hangi biçimde katılabileceğini göstermiş oluyor ve görüşmeyi soyut bir destek talebinden somut bir eşleşmeye çeviriyor. Takvimin tamamını paylaşmak gerekmiyor; ana etkinlikler ve tarihleri yeterli.

Bir etkinliği iptal etmek zorunda kalırsak?

Erken iptal, kötü yürütülmüş etkinlikten iyi. Kararı geciktirmek en pahalı seçenek çünkü afiş basılmış, duyuru yapılmış ve konuşmacı takvimini ayırmış oluyor. İptal kararı verildiğinde kayıt olan katılımcılara ve konuşmacıya aynı gün haber vermek, topluluğun ciddiyetini koruyan şey.

Özet

Etkinlik takvimi dönem başında, akademik takvimin üstüne kurulur. Sınav haftaları çıkarıldığında kullanılabilir hafta sayısı beklenenden az çıkıyor ve her etkinliğin üç ile altı haftalık hazırlığı olduğu hesaba katıldığında, orta ölçekli bir topluluk için gerçekçi sayı üç ile beş arası. Takvimin gerçekçi olması için etkinlik gününü değil, geriye doğru tüm hazırlık adımlarını yazmak gerekiyor. Ve her etkinliğin adı yazılı bir sorumlusu olmalı.