Konuşmacı Nasıl Davet Edilir? Etkinlik İçin İletişim ve Ağırlama Rehberi

Davetin başarısı metne bakıyor

Öğrenci topluluklarının konuşmacı bulamamasının en yaygın sebebi erişim değil, kötü yazılmış davet. Alanında tanınan bir kişi haftada birkaç davet alıyor ve bunların çoğunu ilk on saniyede eliyor.

Elenen davetlerin ortak özellikleri şunlar: kim olduğunuz belli değil, tarih yok, ne kadar süreceği yazılmamış, ne anlatması beklendiği belirsiz ve mesaj çok uzun.

Bu yazı, kopyalayıp uyarlayabileceğiniz bir davet metni ve sürecin tamamı üzerine.

Kime davet gönderilir

Öğrenci topluluklarında en sık yapılan hata, listenin en tepesinden başlamak. Ünlü bir isme yazıp cevap alamamak, üç hafta kaybettiriyor.

Daha iyi bir sıralama şu:

1. Mezunlarınız. En yüksek dönüş oranı burada. Kendi bölümünüzden mezun olmuş, üç beş yıldır çalışan biri hem ulaşılabilir hem sizin bağlamınızı biliyor. Cevap verme oranı diğer gruplara göre belirgin biçimde yüksek.

2. Kampüsteki akademisyenler. Kendi üniversitenizin hocaları çoğu zaman davet edilmeyi bekliyor ve etkinliğe kurumsal meşruiyet katıyor.

3. Yakın çevredeki şirketlerde çalışanlar. Şehirdeki bir şirketin orta seviye çalışanı, genel müdüründen daha kolay geliyor ve öğrenciye daha kullanışlı şeyler anlatıyor.

4. Tanınan isimler. Bunları listenin sonuna koymak gerekiyor, en başına değil. Üstelik ilk üç grupla yapılmış birkaç etkinliğiniz varsa, dördüncü gruba yazdığınız mektup çok daha güçlü oluyor.

Yeni mezunları küçümsememek gerekiyor. Öğrenci kitlesi için iki yıl önce mezun olmuş birinin anlattıkları, yirmi yıllık bir yöneticinin anlattıklarından çoğu zaman daha işe yarıyor çünkü aradaki mesafe kapanabilir görünüyor.

Ne zaman yazılır

Kritik nokta: tarihi konuşmacıya sormadan önce kesinleştirin. "Hangi tarih size uygun?" diye başlayan bir yazışma, salon rezervasyonuyla birlikte çözülmesi gereken bir bulmacaya dönüyor. Salonu ayırtıp tarihi sabitleyip öyle yazmak, hem daha profesyonel görünüyor hem süreci kısaltıyor.

Panelde durum farklı: üç kişinin aynı saatte müsait olması gerektiği için orada iki tarih seçeneğiyle gitmek makul.

Davet metni

Aşağıdaki iskelet, kopyalanıp uyarlanmak üzere. Uzunluğu bilerek kısa.

Bu metinde çalışan şeyler:

• Konu satırı bilgi taşıyor. Açılmadan ne olduğu anlaşılıyor.
• Kim olduğunuz ilk cümlede. Kurumsal kimlik güven veriyor.
• Madde işaretleri. Tarih, süre, katılımcı taranarak okunabiliyor.
• "Sizi özellikle davet etme sebebimiz." En belirleyici cümle bu. Toplu gönderilmiş bir mektup olmadığını kanıtlıyor. Kişiselleştirilmemiş davetlerin dönüş oranı belirgin biçimde düşük.
• Ağırlama şeffaflığı. Ücret ödeyemiyorsanız bunu baştan belirtmek, sonradan yaşanacak yanlış anlaşılmayı önlüyor.

Cevap gelmezse

Cevapsızlık ret değil; çoğu zaman e-posta kutusunda kaybolmak demek.

Bir hafta sonra kısa bir hatırlatma yazın. Uzun bir tekrar değil, iki cümle: "Aşağıdaki daveti iletmiştim, gözden kaçmış olabilir diye hatırlatmak istedim."

İkinci hatırlatmadan sonra ısrar etmeyin ve yedek isme geçin. Bu yüzden davetleri paralel yürütmek gerekiyor: üç kişiye aynı hafta yazıp ilk kabul edeni almak, sırayla beklemekten haftalar kazandırıyor. Birden fazla kabul gelirse, ikinciyi bir sonraki etkinliğe davet etmek nazik ve işe yarayan bir çözüm.

Hangi kanaldan yazacağınız da fark ediyor. Kurumsal e-posta en resmî ve en çok tercih edileni; LinkedIn üzerinden gönderilen mesajlar özellikle genç profesyonellerde daha hızlı cevap alıyor. Kişisel sosyal medya hesabından yazmak ise çoğu durumda uygunsuz kaçıyor.

Kabul geldikten sonra

Kabul, sürecin başı. Bundan sonra gönderilmesi gerekenler:

Hemen (aynı gün): Teşekkür ve onay. Tarih, saat, yer, süre tekrar yazılır.

Bir hafta kala: Ayrıntılı bilgi paketi.

• Salonun tam adresi ve kampüs içi tarifi
• Otopark durumu, kapıda kim karşılayacak
• Teknik imkânlar: projeksiyon, mikrofon, internet, bağlantı türü
• Sunum dosyasını ne zaman göndermesi gerektiği
• Akışın saat saat dökümü
• Kayıt alınıp alınmayacağı ve nerede yayınlanacağı

Kayıt izni yazılı alınmalı. Sonradan kaldırılmak zorunda kalınan içeriklerin sebebi genellikle bu adımın atlanması.

Bir gün kala: Kısa hatırlatma. Tek cümlelik bir mesaj yeterli ama unutulan davetlerin sayısı düşündüğünüzden fazla.

Etkinlik günü ağırlama

Ağırlama, konuşmacının bir sonraki davetinize evet demesini belirleyen kısım.

• Karşılama: Kampüs kapısında ya da otoparkta bir kişi. "Salonu bulursunuz" demek, en sık yapılan nezaketsizlik.
• Bekleme alanı: Etkinlikten önce oturabileceği, su ve kahve bulunan bir yer.
• Teknik prova: Salonda on beş dakika. Sunum açılıyor mu, mikrofon çalışıyor mu.
• Takdim: Kısa tutun. İki üç cümlelik bir tanıtım, uzun özgeçmiş okumasından iyi.
• Süre yönetimi: Konuşmacının görebileceği bir yerden süre hatırlatması. Önceden anlaşın: "on dakika kala kart göstereceğiz" demek yeterli.
• Uğurlama: Teşekkür, hediye, ortak fotoğraf. Sonra kapıya kadar eşlik.

Etkinlik sonrası

Aynı gün ya da ertesi gün: Teşekkür mesajı. Katılımcı sayısı ve varsa geri bildirimlerden bir iki cümle eklemek, konuşmacıya emeğinin karşılığını gösteriyor.

Bir hafta içinde: Fotoğraflar ve varsa kayıt bağlantısı.

Kayda geçirin. Konuşmacının adı, iletişim bilgisi, hangi etkinlikte, nasıl geçti, tekrar davet edilir mi. Bu bilgi kişisel telefonlarda kaldığında bir sonraki yönetime geçmiyor. Neden önemli olduğu için devir teslim yazısına bakabilirsiniz.

Sık yapılan hatalar

• Toplu ve kişiselleştirilmemiş davet. Karşı taraf anlıyor.
• Türü belirtmemek. "Etkinliğimize konuşmacı olur musunuz" cümlesi, konuşmacının neye hazırlanacağını bilmemesi demek. Türler arasındaki fark için seminer, panel ve konferans farkı yazısına bakılabilir.
• Süreyi söylememek. Kırk beş dakikaya hazırlanıp yirmi dakika konuşturulmak kötü bir deneyim.
• Beklenti yaratıp tutmamak. Ulaşım karşılanacak denip karşılanmaması, ilişkiyi tek hamlede bitiriyor.
• Etkinlikten sonra sessizliğe gömülmek. Teşekkür edilmeyen konuşmacı ikinci kez gelmiyor.

Sık sorulanlar

Ücret ödeyemiyoruz, yazmalı mıyız?

Yazmalısınız. Öğrenci etkinliklerinde çoğu konuşmacı ücret beklemiyor ama belirsizlik bırakmak iyi değil. "Öğrenci topluluğu olarak konuşmacı ücreti sunamıyoruz; ulaşım masrafını karşılıyoruz" cümlesi hem dürüst hem yeterli.

Şirketten bir konuşmacı davet etmek sponsorluk sayılır mı?

Ayrı şeyler ama sık karışıyor. Konuşmacı daveti içerik işbirliği, sponsorluk ise maddi ya da ayni destek. Şirket ikisini birleştirmek isteyebiliyor; bu durumda şartların yazılı olması gerekiyor. Sponsorluk tarafı için sponsorluk nasıl bulunur yazısına bakabilirsiniz.

Konuşmacı son anda iptal ederse?

Her etkinlik için bir yedek plan gerekiyor: ikinci bir isim, formatı panele çevirme ya da içeriği topluluk üyesinin yürütmesi. İptal duyurusu kayıt olanlara aynı gün yapılmalı.

Davet yazısını kim göndermeli?

Topluluğun resmî hesabından, adı ve görevi yazılı bir kişi tarafından. İsimsiz kurumsal hesaplardan gelen mesajlar daha az cevap alıyor.

Özet

Konuşmacı daveti bir e-postaya bakıyor ve o e-postanın taranarak okunabilir olması gerekiyor: kim olduğunuz, tarih, süre, katılımcı profili ve neden özellikle o kişiyi davet ettiğiniz. Listenin en tepesinden değil mezunlarınızdan başlamak, dönüş oranını en çok artıran tek karar. Tarihi konuşmacıya sormadan kesinleştirin, davetleri paralel yürütün, cevapsızlıkta bir hafta sonra tek hatırlatma yapın. Kabul geldikten sonraki iş ise ağırlama: karşılama, teknik prova, süre yönetimi ve etkinlik sonrası teşekkür. Bir sonraki davetinize evet denmesini belirleyen kısım burası.